REGLEMENT
FINANCIER ET DE GESTION
PREAMBULE
En application du décret 2004-22 du 7 janvier 2004 relatif à l’agrément
des fédérations sportives ce règlement
financier et de gestion vise à définir l’organisation interne d’un dispositif
de suivi, d’alerte et de contrôle destiné à contribuer à la bonne
administration de l’association, protéger sa santé financière, et ainsi
favoriser la réalisation du projet associatif.
SYNTHESE DES
PRINCIPALES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE MISES EN ŒUVRE DANS LE CADRE DU
FONCTIONNEMENT DE LA F.F.T.T.
1 Organigramme
La comptabilité générale est
rattachée hiérarchiquement au directeur administratif et financier. Elle traite
les aspects comptables et financiers et assure le suivi de la trésorerie sous
l’autorité du trésorier et du trésorier a
La réunion mensuelle regroupant tous les membres de la
Direction Administrative et Financière ainsi que le Trésorier permet un suivi régulier de la
comptabilité et des situations de trésorerie.
2 L’organisation comptable et la
tenue de la comptabilité
Le service comptable est composé
de deux personnes. Il utilise un logiciel agréé qui permet de traiter la comptabilité
générale, la comptabilité analytique et budgétaire et la gestion des
immobilisations.
L’émission des factures de ventes
étant répartie sur différents services, elle est effectuée avec un logiciel de
gestion des ventes interfacé avec la comptabilité.
2.1 Objectif de la
comptabilité : réaliser les fonctions suivantes :
- remplir
les obligations légales en matière de tenue de comptabilité pour établir les
états financiers soumis à l’Assemblée générale annuelle, c’est la comptabilité
générale ;
- établir
une comptabilité analytique développée permettant le suivi des actions de la
fédération dans le cadre des objectifs prévus ;
- réaliser
le suivi budgétaire ;
-
transmettre à l’occasion de chaque comité directeur le suivi des réalisations
afin de permettre la mise en œuvre des actions correctives nécessaires à la
bonne réalisation des objectifs.
2.2 Principales tâches :
2.2.1
Suivi de la trésorerie : saisie et vérification des pièces
comptables, établissement des bordereaux de règlement et suivi des règlements
par procédure de virement dans la plupart des cas (80% de virement, 20% de
chèques), les rapprochements de banque sont établis par la comptabilité.
2.2.2 La
paie est externalisée,
elle est ensuite comptabilisée par le service comptable.
2.2.3 La
comptabilité générale est organisée pour obtenir par une seule saisie les
imputations nécessaires à la réalisation des états financiers annuels et à la
comptabilité analytique.
2.2.4
La comptabilité analytique est
développée pour permettre la construction et le suivi budgétaire dans un cadre
spécifique aux besoins de gestion de la fédération.
3 La construction du budget :
La construction budgétaire est le
fruit d’un travail des différentes commissions de la fédération, cette
construction est facilitée par une comptabilité analytique performante et qui
présente les caractéristiques suivantes :
-
elle est construite suivant une
double articulation :
- découpage
par secteurs d’activité
-
découpage par missions
-
et divisée en coûts directs et
indirects en utilisant des clés de répartition pour imputer les frais généraux
aux secteurs d’activité.
Le découpage permet à la fois une analyse détaillée et une analyse synthétique du budget et du suivi des réalisations :
Les sections budgétaires sont
définies en annexe.
Le budget est approuvé section par section (incluant recettes et dépenses)
par le comité directeur qui approuve également les comptes du dernier exercice
et présente le budget de l’exercice suivant, il est soumis ensuite au vote de
l’Assemblée générale annuelle.
3
Le contrôle
budgétaire :
La comptabilité analytique budgétaire fait l’objet d’un suivi mensuel qui a pour objectif de :
-
répertorier les clignotants
- dégager
la pertinence des actions correctives
- mettre
en œuvres les actions
modificatives
5 Les règles d’engagement des dépenses
les
engagements de dépenses sont strictement conditionnés au respect du budget
prévisionnel voté par l’assemblée générale.
5.1
Procédures d’autorisation :
Tout engagement non prévu au budget est soumis à une autorisation
préalable.
5.2
Signatures :
Les seuls signataires sont :
le Président, le Trésorier et le Trésorier a
5.2
Paiements :
Les paiements sont préparés par le
service comptable et ne peuvent être effectués qu’au vu des pièces
justificatives, les frais de déplacement font l’objet d’une procédure spécifique
(système de notes de frais visées par le président de chaque commission
concernée puis contrôlé par le service comptable avant d’être payées),
toutefois un système d’avance sur frais a été prévu pour un certain nombre
d’actions.
Sur décision du Président et du Trésorier général, le paiement par
cartes bancaires peut être utilisé.
5. 3
Contrats :
Les engagements de dépenses
faisant l’objet de contrats ( investissements,
maintenances, moyens logistiques récurrents) sont soumis à une double procédure :
établissement de devis préalable par recherche de consultations afin
d’optimiser les choix et procédure d’appel d’offres.
Les contrats ne peuvent être signés que par le Président ou par une personne ayant reçu délégation de lui.
Il en est de même pour les contrats de partenariat qui apportent des
recettes au budget fédéral.
6 Gestion des moyens matériels
La Fédération utilise un logiciel
de suivi des immobilisations qui permet de réaliser les tâches suivantes :
- Ajustement des fichiers d’immobilisation en comparaison avec l’inventaire physique.
- Suivi précis des entrées et des sorties des immobilisations
- Analyse et tableau détaillé des règles d’amortissement.
7 L’information et le contrôle
7.1 Expert comptable
L’expert comptable exerce une mission
permanente et annuelle de surveillance de la comptabilité, il valide les
options fiscales et s’assure du respect du suivi de toutes les obligations
déclaratives. Il établit les états financiers annuels.
Il conseille la Fédération sur les cas qui lui sont soumis.
7.2 Commissaire aux comptes :
Le Commissaire aux comptes détermine pour chaque exercice,
dans le cadre de sa lettre de mission, un plan de travail détaillé et un budget
qui est approuvé par les organes dirigeants de la Fédération.
Le Commissaire aux comptes, outre
ses travaux d’investigation, participe aux réunions de synthèse organisées par
les instances dirigeantes avec l’expert comptable, ces réunions permettent
d’examiner tous les points d’audit soulevés lors de sa mission de contrôle et de faire prendre les décisions nécessaires pour
l’établissement des états financiers soumis à l’assemblée générale annuelle
dans la conformité des règles en vigueur.
7.3 Information interne :
Les principaux éléments
d’information interne sont constitués du rapport financier annuel qui
comprend :
- Les
états financiers annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
- Les budgets prévisionnels par section analytique sur 2 ans avec le comparatif avec la réalisation du budget
- Les états de suivi mensuel.