Espace fédéral

Les fonctions bénévoles

Que sera-t-il abordé ?
- Le référentiel des fonctions bénévoles
- Comment s'entourer de bénévoles ?
- Comment valoriser et reconnaître les bénévoles ?

 

Les fiches de fonctions décrites dans ce référentiel, ne sont bien entendu pas conçues comme étant des pré-requis à la prise en compte d'une fonction, mais plutôt comme un aboutissement résultant à la fois des compétences intrinsèques des individus, des formations qu'ils pourront suivre et de l'expérience acquise par la pratique de la fonction.

 

POURQUOI UN RÉFÉRENTIEL ?

Nous avons besoin d’un référentiel des fonctions de nos Bénévoles afin de :

  • Clarifier et reconnaître les activités et les responsabilités des bénévoles intervenants dans nos clubs et instances décentralisées.
  • Mieux identifier les compétences dont nos bénévoles doivent disposer.
  • Mieux cerner leurs besoins de formation.
  • Elaborer et mettre en œuvre des plans de formation plus formalisés qu'aujourd'hui.
  • Contribuer à la structuration de nos clubs et instances décentralisées.

Au niveau national, le référentiel est un outil qui permet de communiquer entre les structures sur la base de références communes et, à l'extérieur, sur les fonctions bénévoles au sein du Tennis de Table, et notamment sur leurs spécificités.

Au niveau de chaque Structure, le référentiel constitue, pour chaque fonction, une base d'informations pour décrire les activités et compétences requises.

La description d'une fonction nécessite cependant :

  • De regrouper les activités réellement contenues dans la fonction (elles peuvent être issues de plusieurs « fonctions- types),
  • De regrouper uniquement les compétences requises par les activités,
  • D'adapter la description de la fonction à telle ou telle organisation et fonctionnement en incluant ou non, par exemple, la responsabilité de personnel bénévole ou salarié en fonction De la situation spécifique étudiée.

 

LES FONCTIONS TYPES DU TENNIS DE TABLE

Qu’est-ce qu’une fonction type ?

Une fonction type vise à décrire des éléments communs à des fonctions existant au sein de notre Fédération, que ce soit dans nos Clubs, nos Comités, nos Ligues.

Cependant, en fonction de la taille de la structure concernée, de son organisation, des compétences spécifiques à un bénévole donné, une fonction  « réelle » peut être constituée d'éléments empruntés à plusieurs fonctions types différentes. Le cas du "Président – Homme Orchestre" est bien connu ! Toutefois l'objectif est d'aller vers le président "Chef d'orchestre".

Une fonction type rassemble des éléments communs à des fonctions concrètes du terrain, qui ont pour dénominateur commun des activités, des compétences requises et un niveau de responsabilité et d’autonomie similaires.

C’est un cadre qui constitue une référence, un point de repère, mais en aucun cas un modèle ou une norme pour décrire une fonction concrète. Une « fonction réelle » fait quant à elle référence à une situation précise (par exemple : Responsable de la Commission Sportive) dans une structure particulière (par exemple : de la Ligue des Pays de la Loire).

 

Définitions utilisées pour décrire les Fonctions types

Intitulé de la fonction : Il permet de nommer la fonction et de partager ainsi un intitulé le plus parlant possible pour l'ensemble des structures.

Nota : tous les intitulés sont au masculin, mais, bien évidemment, toutes les fonctions peuvent être occupées par des féminines !

Mission : Elle définit la finalité de la fonction.

Autonomie et responsabilité : Elles définissent les limites d'intervention du titulaire de la fonction. Elles précisent de quoi ce dernier est responsable, à qui il rend compte de son travail et précise s’il encadre du personnel (Bénévole et/ou salarié).

 

Activités

Activités constitutives : Il s'agit ici de recenser l'ensemble des activités qui caractérisent le cœur de la fonction parce qu’effectuées par une majorité de titulaires de cette fonction, même si leur fréquence ou leur importance dans le temps peut varier  d’une structure à une autre.

Ces activités peuvent être de nature et de degré de précision différente (ex : fonction, tâche …). L'objectif est bien de circonscrire le contenu des activités déterminantes de la fonction, sans pour autant décliner de manière exhaustive l'ensemble des activités en tâches unitaires.

Activités spécifiques : Pour les responsables de commission, elles sont traitées dans ce référentiel comme étant les activités de la commission.

 

Compétences requises

Connaissances : Connaissances ou savoirs qui sont indispensables à l'exercice de l'activité.

Il s'agit ici de connaissances d'ordre général ou technique qui sont acquises par la formation initiale, par des formations complémentaires plus spécialisées (comptabilité publique, …) ou par l’expérience.

Savoir-faire techniques et relationnels : Capacités mises en œuvre pour la réalisation des activités.

Les savoir-faire techniques relèvent de la mise en œuvre de procédures nécessaires pour mener à bien l'ensemble des étapes d'une activité (ex : concevoir un dossier de demande de subvention).

Les savoir-faire relationnels correspondent à des capacités transversales développées dans l'ensemble des activités, mettant en relation le titulaire de la fonction avec d'autres personnes (ex : prise de parole en public, management d'une équipe…).

Qualités et aptitudes : Nous sommes ici sur des critères qui relèvent davantage de la personnalité des individus et de leurs traits de caractère (ex : créativité, écoute, diplomatie, rigueur…).

 

LES FONCTIONS BÉNÉVOLES TYPES

Notes de la rédaction :

1/ Les fonctions indiquées ne sont fournies qu’à titre indicatif

2/ La liste des fonctions ci-dessous est loin d’être exhaustive. De nombreuses fiches restent à rédiger. Merci de nous faire part de vos suggestions sur celles qui vous paraissent manquer.

 

LES FONCTIONS DANS LES CLUBS

- Président de club

- Secrétaire Général de club 

- Trésorier Général de club

- Correspondant

- Responsable de communication

- Responsable d'animation

- Capitaine d’équipe

- Arbitre

- Juge-arbitre

 

LES FONCTIONS DANS LES INSTANCES FÉDÉRALES DÉCENTRALISÉES (LIGUES ET COMITÉS)

- Président de ligue

- Président de comité

- Secrétaire Général

- Trésorier Général

- Président de l’Instance Régionale de Discipline

- Président de Commission Sportive

- Président de Commission d’Arbitrage

- Président de Commission Régionale de la Formation

- Président de Commission Technique

- Délégué sur une compétition

- Conseiller en organisation

 

LES FONCTIONS COMMUNES

- La fonction employeur

- Le vérificateur aux comptes 

 

VALORISATION ET RECONNAISANCE DES DIRIGEANTS

Ce module, disponible sur la plateforme fédérale de formation en ligne – PERF TT 2.0, est à destination de tous les dirigeants de toutes les instances pongistes, quelle que soit l'expérience acquise. Les salariés des milieux technique, administratif et développement souhaitant acquérir ou parfaire leurs connaissances peuvent aussi y accéder. De même que les bénévoles participant à la vie des structures.

 

Pour les dirigeants, l'objectif est de valoriser et de reconnaître leurs expériences, leurs connaissances et leurs compétences, vis-à-vis de la Fédération mais aussi de leurs différents partenaires, qu'ils soient publics ou privés.
> Des sources d'informations ont été identifiées, comme la plateforme TT Dirigeants (www.fftt.com/ttdirigeants/), le site fédéral (www.fftt.com) mais aussi le livret du nouveau dirigeant.


Comment s'inscrire ?
Vous avez la possibilité de vous incxrire en cliquant ici. Ensuite un nom d'utilisateur et mot de passe seront générés et envoyés par mail.


Quel est le coût de ce module ?
Zéro euro. Ce module est entièrement gratuit, de même que le livret du nouveau dirigeant.
Le volet financier ne doit pas être un frein à la formation et à la connaissance, c'est pourquoi la Branche Dirigeants Fédérale a pris la décision de le rendre gratuit.

L'accès en ligne est illimité dans le temps.


Qui contacter ?
Pour tous renseignements, la Commission Emploi-Formation de votre région est à votre disposition de même que le département fédéral Emploi-formation au 01 53 94 50 29

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COMMENT S'ENTOURER DE BÉNÉVOLES ?

Pourquoi ?

La vision de nos dirigeants fédéraux a orienté nos clubs vers une "professionnalisation" de nos cadres techniques. Ce qui est tout à fait logique dans l’objectif d’une discipline "enseignée", dans l’objectif d’une discipline reposant sur des bases qualitatives bien diffusées sur tout le territoire, mais ce dispositif ne peut fonctionner avec succès que si, et seulement si :
          -       le "binôme" dirigeant(s) / technicien(s) est bien en phase sur le projet club
          -       l’équipe dirigeante est suffisamment solide et organisée pour assurer
                     •       la gestion quotidienne
                     •       l’animation et la promotion du club

Dans un environnement économique dans lequel les ressources propres du club devront être de plus en plus importantes, il est forcément nécessaire de continuer à faire appel "aux bonnes volontés", le budget du club ne pouvant assurer un bon fonctionnement sans elles.

Pourquoi enfin les bénévoles doivent-ils continuer à constituer l’ossature de nos clubs ?
Tout simplement parce qu’ils en assurent la "vie associative" et que sans eux notre activité deviendrait forcément quasi "commerciale"

Où et comment ?

On constate que le nombre de bénévoles dans les associations n’a pas baissé, bien au contraire, mais que leur comportement a changé, l’engagement "total" et "durable" ayant laissé la place à un engagement limité dans la disponibilité et le temps.
Il faut donc accepter le principe qu’aujourd’hui on doit "moins" solliciter nos bénévoles (leur confier des tâches ponctuelles par exemple) ou leur demander de servir "moins" longtemps (trois ou quatre ans en moyenne pour des tâches lourdes ou permanentes).

Ceci étant, la règle de recrutement n’a pas vraiment changé, rares sont ceux qui viennent spontanément offrir leurs services aux dirigeants en place, il faut donc "aller les chercher" !

Les chercher où ?

 - Au sein du club en premier lieu car les adhérents connaissent déjà un peu la vie du club, un peu l’équipe dirigeante en place et un peu mieux le ou les entraîneurs.
Ceux qui peuvent trouver le plus de motivation à s’investir seront donc :
 •       les parents des jeunes joueurs, en particulier ceux dont l’enfant est "accroché"
 •       les capitaines d’équipes, déjà habitués à "servir" et familiarisés à une certaine "rigueur"
 •       les adhérents "loisirs" et particulièrement les seniors (hommes et femmes) dont l’envie "d’aider" est souvent liée à leur besoin de convivialité

 - Dans sa commune, par l’intermédiaire du service des sports ou tout autre service municipal diffusant régulièrement de l’information à ses habitants. Certaines personnes cherchent en effet à se rendre utile, particulièrement les "seniors".

Comment les amener à participer à la vie du club ?

La méthode la plus sure est celle des "petits pas", qui consiste dans un premier temps à les intéresser davantage à la vie du club :
 - soit en leur donnant un peu plus de détails sur l’activité proposée à leur enfant, et en leur donnant un peu plus de détails sur ses résultats (surtout si ceux-ci sont bons) quand il s’agit de parents (père ou mère).
 - soit en leur accordant un peu plus d’attention et en leur apportant plus d’information sur le club, quand il s’agit d’adhérents loisirs

Le dialogue étant ainsi établi il est alors plus facile de "solliciter" leur aide sur une action ou tâche ponctuelle en fonction des compétences et aspirations identifiées.

Après quelques "expériences" il sera aisé de les "orienter" vers telle ou telle activité du club, là où ils pourront se sentir le plus à l’aise, tout en subissant le moins de "stress" (le plaisir de servir viendra plus tard).

Conseils et retours d'expériences

1) Nombre de nos dirigeant(e)s actuel(le)s ont débuté leur "carrière" au moment où leur enfant débutait la sienne, et sont restés membres de l’équipe dirigeante après que celui (ou celle)-ci ait arrêté de jouer !

2) Aujourd’hui les femmes sont beaucoup plus présentes qu’avant dans nos comités directeurs de clubs (et dans les équipes de bénévoles) et le plus souvent elles y occupent des postes importants, dans lesquels elles s’investissent avec beaucoup de sérieux et compétence, il faut en tenir compte !

3) Le fait que les bénévoles s’investissent moins longtemps (contrairement à ceux qui "servaient" le club trente ans et plus) implique que leur renouvellement entraîne des changements de méthodes ou de techniques (informatique, communication etc.) qui font obligatoirement "bouger les choses" !

4) Une bonne délégation (voir fiche correspondante) contribue fortement au maintien d’une équipe de bénévoles enthousiaste et performante !

5) Une bonne "ambiance" dans le club, la pratique de la convivialité (pas forcément antinomique de l’esprit de compétition) sont de bons "engrais" pour cultiver l’envie de devenir membre de l’équipe bénévole !

 

LE MODULE DE VALORISATION ET RECONNAISSANCE

Ce module, disponible sur la plateforme fédérale de formation en ligne – PERF TT 2.0, est à destination de tous les dirigeants de toutes les instances pongistes, quel que soit l'expérience acquise.

Les salariés des milieux technique, administratif et développement souhaitant acquérir ou parfaire leurs connaissances peuvent aussi y accéder. De même que les bénévoles participant à la vie des structures.
Pour les dirigeants, l'objectif est de valoriser et de reconnaître leur expérience, leurs connaissances et leurs compétences, vis-à-vis de la Fédération mais aussi de leurs différents partenaires, qu'ils soient publiques ou privés.
Des sources d'informations ont été identifiées, comme la plate-forme TT Dirigeants (http://www.fftt.com/site/extranet/dirigeants), le site fédéral (www.fftt.com) mais aussi le livret du nouveau dirigeant.

Comment s'inscrire ?

L'inscription se fait via ce formulaire. Ensuite un identifiant et mot de passe seront générés et envoyés par mail.

Quel est le coût de ce module ?
Zéro euro. Ce module est entièrement gratuit, de même que le livret du nouveau dirigeant, version numérique et papier.
Le volet financier ne doit pas être un frein à la formation et à la connaissance, c'est pourquoi la Branche Dirigeants Fédérale a pris la décision de le rendre gratuit.
L'accès en ligne est illimité dans le temps.

Qui contacter ?

Pour tous renseignements, la Commission Emploi-Formation de votre région est à votre disposition de même que le département fédéral Emploi-formation au 01 53 94 50 29


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